Изменения в порядке работы с наличными денежными средствами
Недавно на сайте Центрального банка РФ был опубликован проект нового документа — указаний Банка России «Об осуществлении наличных расчетов».
Несмотря на то, что каких-либо «революционных» изменений в порядке работы с денежной наличностью с 2014 года не предвидится, однако некоторые поправки все же присутствуют.
Во-первых, предполагается ввести ограничения на расход наличной выручки. В связи с этим такие операции, как покупка ценных бумаг, выплата арендной платы, выдача займов, нельзя будет проводить, используя непосредственно кассовую выручку. Прежде потребуется снять денежные средства с расчетного счета. Напомним, что действующие правила наличных расчетов не содержат подобного запрета (Указание Банка России от 20.06.2007г. №1843-У, далее – Указание Банка №1843-У).
Во-вторых, лимит расчетов наличными денежными средствами в сумме 100 000 рублей по одному договору будет действовать и после того, как срок действия договора закончится. В настоящее время из действующего указания Банка №1843-Ф это прямо не следует.
Третье нововведение касается индивидуальных предпринимателей и носит послабляющий характер. Так, предполагается расширить перечень целей, на которые предприниматель вправе расходовать поступившую в кассу наличную денежную выручку, а также предоставить возможность тратить наличную выручку на свои личные потребительские нужды без каких-либо ограничений. Фактически, это не запрещено и сейчас (п.1 ст.861 ГК РФ), однако в Указании Банка №1843-У такая возможность прямо не прописана.
В настоящее время фирмы и предприниматели могут расходовать поступившую в кассу наличную выручку на выдачу зарплаты, стипендий, командировочных, оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, страховых возмещений. А также на возврат средств за оплаченные ранее товары. Однако на эти цели можно тратить только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Денежные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, при осуществлении операций платежным агентом), необходимо сдавать в банк (п.32 Указания Банка №1843-У).
Выдача займа из кассы организации (предпринимателя) не попадает в тот список целей, на которые можно тратить наличную выручку из кассы, в соответствии с п.2 Указания Банка №1843-У, а значит, что расходовать наличные денежные средства на предоставление займа нельзя.
Нередкими являются ситуации, когда учредитель передает организации беспроцентный заем, например для выдачи зарплаты работникам. В данном случае, потратить его на выдачу заработной платы, не внося на расчетный счет нельзя. Несмотря на то, что организация вправе расходовать наличные денежные средства на выплату зарплаты, как указано в п.2 Указания Банка № 1843-У, в то же время она обязана соблюдать одно ограничение. Денежные средства должны поступить в кассу от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денег, которые можно тратить, минуя банковский счет, не предусмотрено. Таким образом, если компания получила от учредителя заем наличными денежными средствами, его нельзя сразу направлять на выплату заработной платы, а предварительно необходимо сдать в банк. В то же время какая-либо ответственность за расходование беспроцентного займа на выдачу заработной платы без предварительного внесения на счет сейчас не установлена.
Лимит расчетов наличными денежными средствами
В настоящий момент максимальный размер расчетов наличными денежными средствами составляет 100 000 рублей. Причем действующий лимит распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между предпринимателями (п.1 Указания Банка №1843-У). Если же организация либо индивидуальный предприниматель рассчитывается с обычным физическим лицом, данный лимит соблюдать не нужно.
Иногда организации (предприниматели), заключив договор на сумму, превышающую действующий лимит, например, 180 000 рублей и желая соблюсти требование законодательства о соблюдении ограничения в 100 000 рублей, рассчитываются деньгами в несколько этапов, например два раза по 90 000 рублей. Однако, такие действия неправомерны, поскольку лимит наличных расчетов действует в рамках платежей по целому договору и временные ограничения не установлены. Предел будет нарушен, если заплатить дважды по 90 000 руб. В этом случае лучше оплатить наличными только часть договора — 100 000 рублей. Остальные 80 000 рублей можно перечислить безналичным путем.
Что касается соблюдения лимита при расходовании сотрудником подотчетных средств, необходимо учитывать цели расходования денег. Например, если за счет подотчетных средств работник оплачивает оказанные лично ему услуги (например, во время командировки), лимит расчетов в 100 000 рублей не соблюдается. Если же сотрудник рассчитывается подотчетными суммами по договорам, заключенным от имени организации, то ограничение в 100 000 рублей следует учитывать. Такое разъяснение содержится в письме Банка России от 04.12.2007г. №190-Т.
Проверка кассовой дисциплины и процедуры контроля
Сейчас контроль за соблюдением кассовых операций и порядком работы с денежной наличностью осуществляют только налоговые инспекторы. Никакой другой орган не вправе прийти и проверить соблюдение организацией (предпринимателем) порядка оформления кассовых операций. Это в полной мере относится и к банкам, поскольку они могли проверять кассовую дисциплину лишь до 2012 года (п.2.14 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998г. №14-П). В настоящее время делать это банки уже не вправе (Указание Банка России от 13.12.2011г. №2750-У).
Что касается периодичности проверки налоговиками кассовой дисциплины, их частота ничем не ограничена. Это значит, что проводить проверки фискалы могут так часто, как решат. Контролируя полноту учета наличной выручки, налоговые инспекторы руководствуются Регламентом, утвержденным приказом Минфина России от 17.10.2011г. №133н, в котором указано только ограничение по продолжительности ревизии — не больше 20 рабочих дней (п.19 Регламента №133н).
Перед проверкой порядка работы с денежной наличностью налоговые инспекторы обязаны предъявить под роспись поручение о проведении проверки, а также свои служебные удостоверения. При этом основанием для проведения предстоящего мероприятия налогового контроля может быть решение руководителя инспекции или его заместителя (п.19 и п.25 Регламента №133н).
В ходе проверки налоговики обычно запрашивают документы, связанные с покупкой, регистрацией и использованием кассы. Представить документы инспектору нужно в тот же день, когда предъявлено поручение на проведение проверки, или в течение следующего рабочего дня (п.31 регламента №133н). В противном случае, проверяющие оштрафуют должностных лиц и предпринимателей — на сумму от 300 до 500 рублей, юридических лиц — на сумму от 3000 до 5000 рублей (ст.19.7 КоАП РФ).
Если организация или предприниматель не согласны с действиями налоговых инспекторов, они вправе обжаловать действия контролеров в досудебном порядке (п.67 Регламента №133н). С этой целью им следует обратиться с жалобой в региональное налоговое управление — УФНС. Причем сделать это нужно в течение одного года с того момента, как они узнали о нарушении своих прав (п.68 регламента №133н, абз.1 п.2 ст.139 НК РФ).
Ответственность за выявленные нарушения
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций не является длящимся, поэтому привлечь к административной ответственности налоговая инспекция может только в течение двух месяцев со дня его совершения, но не обнаружения! (п.1 ст.4.5 и пп.6 п.1 ст.24.5 КоАП РФ).
Ответственность за нецелевое расходование денежных средств законодательством не установлена. Однако зачастую фискалы по-своему трактуют такое правонарушение и пытаются привлечь организации и предпринимателей к административной ответственности по ст.15.1 КоАП РФ. Между тем, данная статья предусматривает наказание за расчеты наличными денежными средствами сверх установленных лимитов, неоприходование выручки в кассу и пр. Нецелевое использование наличных денег согласно ст.15.1 КоАП РФ нарушением не является. Следовательно, штрафовать за это налоговые инспекторы не вправе. Аналогичной позиции придерживаются суды (например, постановление ФАС Поволжского округа от 21.04.2009г. по делу №А57-23412/2008).
В то же время за превышение лимита расчетов в 100 000 рублей предусмотрена ответственность по ст.15.1 КоАП РФ. Штраф в таком случае составляет для должностных лиц и предпринимателей — от 4000 до 5000 рублей, для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей.